ЮЗЭДО — вынужденная необходимость или реальное удобство?

Финансовый документооборот — одна из самых важных составляющих успешного бизнеса. Однако многие владельцы компаний признают, что традиционное ведение отчетностей и бумаг, касающихся взаимодействия с контрагентами, давно устарело. При этом бухгалтерия скептически относится к любым изменениям в сфере документооборота, настаивая на отработанных годами процессах передачи партнерам и покупателям бумажных накладных, счетов-фактур и проч. Настолько ли серьезны нововведения, связанные с использованием ЮЗЭДО, и как повлияет решение о переходе на электронный документооборот на дальнейшее развитие компании — читайте в нашей статье.

Содержание:

1. Неоспоримые преимущества ЮЗЭДО
2. Обоснованны ли сомнения?
3. Что в итоге?

Неоспоримые преимущества ЮЗЭДО

Многие компании уже наладили взаимодействие с контрагентами через электронный документооборот и возлагают на него большие надежды. Так, значительно сокращаются затраты на хранение, обработку и создание бумажных отчетностей и платежек, сопутствующей канцелярии, а также доставку. Сотрудники организаций могут более эффективно выполнять свои основные обязанности без отвлечения на долгий процесс передачи и принятия традиционных документов.

Более того, по подтвержденным ЭЦП покупателя можно существенно быстрее получить финансирование со стороны факторингового агентства. Используемые при этом ЮЗЭДО избавляют клиентов от необходимости дублирования электронных накладных в бумажном виде.

Обоснованны ли сомнения?

Несмотря на очевидные преимущества, сохраняются негативно настроенные предприятия, которые считают переход на ЮЗЭДО бесполезной тратой времени и ресурсов компании, а также главным риском потери контрагентов. Мы выявили несколько опасений таких организаций:

1. Все работают с бумажными документам, с нами никто не будет сотрудничать. За последний год сотни компаний уже перешли на ЮЗЭДО, чем стимулируют все больше и больше контрагентов также переходить на электронный документооборот. И это неудивительно, ведь ЭДО дает бизнесу возможность доставлять важные отчеты и накладные практически моментально, исключить их потерю, порчу, фальсификацию. Это огромный шаг вперед для бизнеса, и не исключено, что в ближайшие годы подавляющее большинство предприятий перейдет на электронный документооборот.
2. Что делать, если потребуется срочная подпись директора, но он отсутствует на рабочем месте? В отличие от бумажных документов, электронные можно подписывать из любой точки мира. Для этого не требуется ручка — достаточно иметь подключенный к Сети ноутбук и сертификат ключа ЭЦП. Если же у директора контрагента нет возможности подписать документ, это может сделать его доверенное лицо. Достаточно заранее согласовать с ним время, когда вам требуется сигнатура. Приказом компании директор назначит второе уполномоченное лицо, имеющее право ставить подпись на важных документах. Для доверенного сотрудника будет создана личная ЭЦП. Проблема будет решена без потерь для обеих сторон.
3. Из-за недостаточно проработанного законодательства мы будем получать штрафы за неправильно оформленные ЮЗЭДО. Все типы документов для электронного обмена уже утверждены нормативными актами. ФНС разрабатывает новые общепринятые форматы, которыми можно активно пользоваться. Допустить ошибки в их заполнении, а уж тем более отправить неверно оформленный документ у вас точно не получится — примеры описывают процесс заполнения предельно ясно.
4. Придется менять годами отлаженные сложные процессы. Практически в каждой современной компании действует не один, а несколько рабочих схем документооборота. Например, по доходным и расходным договорам, которые могут различаться в зависимости от специфики деятельности компаний-клиентов. Каждый процесс имеет собственный перечень документов для обмена. Разные отделы согласуют и хранят их особыми способами — начиная от самой схемы и заканчивая используемой информационной системой. Поэтому даже если ваш случай «сложный» и «запутанный», вы сможете подобрать наиболее рациональное решение. Просто начните с одного процесса и постепенно реформируйте остальные. Такой подход позволит изменить и упростить схему документооборота в сжатые сроки. Помните о том, что вам не придется формировать десятки различных пакетов и вручную вбивать данные с них в систему учета. Количество самих процессов сократится, но их суть останется той же — получить подтверждение получения/отправки грузов.
5. Государство не предлагает готовых решений, которые подойдут именно нам. Это правда: представленные на рынке решения для ЮЗЭДО не предусматривают универсального «коробочного» варианта, подходящего для каждой компании. Это обусловлено множеством различий в специфике различных направлений бизнеса. Тем не менее, существуют гибкие и многофункциональные программные комплексы, которые реально настроить с учетом деятельности именно вашего предприятия.
6. У нас нет бюджета на изменение процессов ведения документооборота. Отсутствие инвестиций в усовершенствование происходящих в организации процессов может серьезно повлиять на дальнейшее развитие бизнеса. В итоге может получиться так, что владельцу предприятия придется реализовывать ЭДО своими личными силами. Отсутствие профессиональной помощи, как правило, приводит к затягиванию сроков реформирования процессов документооборота, простоям производства и, как следствие, упущенной прибыли. Поэтому, если вы все еще сомневаетесь в обоснованности перехода на ЮЗЭДО, рекомендуем уже сейчас начать формировать бюджет. Даже если вы не решитесь перейти на электронный документооборот в этом году, у вас будет готова «финансовая подушка» на случай экстренного внедрения ЭДО в будущем.

Что в итоге?

Разработчики идеи внедрения ЮЗЭДО до сих пор сталкиваются с консервативными представителями бизнеса, не желающими тратить время и средства на «сомнительные» с их точки зрения проекты, которые не принесут им выгоду здесь и сейчас. Несмотря на это они отмечают изменения настроений в пользу перехода на электронный документооборот. Пока консерваторы предаются сомнениям, самые амбициозные бизнесмены уже наращивают производство и заключают выгодные договоры посредством ЭДО, задавая темп развития рынка. Формируется тенденция, которая подталкивает других представителей различных сфер экономической деятельности переходить на электронный документооборот — даже если они считают, что затраты на него неоправданны.

Ориентированный на создание ценности бизнес неизбежно перейдет на ЮЗЭДО в ближайшие годы. Является ли хоть сколь-нибудь ценной для потребителя бумажная накладная, которую вы напечатали и доставили заказчику, а тот исправил и вернул обратно, после чего вы ее порвали из-за ошибок и заполнили новую? Дело не только в экономии на бумаге и чернилах. По причине подобного подхода множество компаний, сами того не замечая, теряют миллионы при каждой поставке. Увеличиваются сроки дебиторской задолженности из-за несвоевременно составленных закрывающих документов по причине несовершенства коммуникаций.

Электронный документооборот убирает из каждого процесса потери и сокращает список необходимых действия до минимума. Отчасти благодаря внедрению ЮЗЭДО бизнес сможет прочно укрепить позиции на заполненном конкурентами рынке и успешно развиваться.