- Главная
- Блог
- Юридически значимый документооборот в факторинге
Юридически значимый документооборот в факторинге
29.08.2017
8 мин
В факторинге без бумаги никак. Но счастье, что теперь эту
бумагу можно перевести в электронный вид. Сегодня мы расскажем об электронном документообороте в факторинге
и начнём с того, что он бывает двух типов.
Исходящий (или двухсторонний), когда Фактор направляет своим
контрагентам счета на оплату комиссии и закрывающие документы: УПД с функцией счета-фактуры и акта
выполненных работ.
Совкомбанк Факторинг
Совкомбанк Факторинг формирует электронный документ, подписывает его КЭП и передает его Вам через систему ЮЗЭДО.
Вы
Получаете юридически значимый документ, подписанный КЭП Совкомбанк Факторинг, который можно
использовать в
бухгалтерском и/или налоговом учете.
Лилия, главный бухгалтер сети
магазинов
строительных
и отделочных материалов
Получая документы от Совкомбанк Факторинг через систему ЭДО, мы тратим меньше времени на
поиск нужных
документов и на ввод документов в 1С. Сокращается число ошибок при вводе, и не нужно
хранить
бумажный
архив. Особенно удобно, что теперь все документы мы получаем в срок, исправления и
корректировки
делаются быстро, и не нужно дергать постоянно нашего менеджера и службу доставки. Теперь
никакая
ошибка не может сорвать срок сдачи бухгалтерской отчетности.
Юлия, бухгалтер компании-поставщика
напольных
покрытий
Для перехода на ЭДО с Совкомбанк Факторинг от нас, по сути, ничего не потребовалось:
подключили нас
специалисты дистанционно за несколько секунд, даже не пришлось привлекать сотрудников
ИТ-службы.
Теперь
стало гораздо проще отслеживать поступление документов, а также контролировать их
комплектность и
корректность: все документы хранятся в одном месте на защищенном сервере, и в любой момент
мы
можем
восстановить историю операций и даже распечатать нужный документ.
Денис, коммерческий директор
предприятия,
специализирующегося на производстве круп, муки и кормов
Один из критериев, почему мы выбрали Совкомбанк Факторинг — скорость реагирования на наши запросы. С момента
внедрения
двухстороннего ЭДО с Совкомбанк Факторинг заметно повысилась эффективность и оперативность нашего
взаимодействия.
Мы
получаем все закрывающие документы через ЭДО, и это действительно удобно, т.к. мы бережем
свое
время и
время наших сотрудников, высвобождая его на другие задачи.
Входящий (или трехсторонний), когда Клиент (Поставщик) направляет
Фактору УПД, заверенную подписью и Поставщика, и Дебитора, для получения финансирования.
ПОСТАВЩИК
Отгружает товар и формирует электронный документ, подписывает его своей КЭП и передает покупателю
через систему ЭДО
Покупатель
Принимает документ и заверяет полученный документ от Поставщика своей КЭП
Совкомбанк Факторинг
Получает юридически значимый документ, подписанный со стороны Поставщика и Покупателя, и на его
основании выплачивает финансирование/выдает поручительство
Здесь возможны два сценария. Можно зарегистрировать поставку в системе е-Факторинг, сразу получить
финансирование, добиться подписания документа дебитором и потом предоставить электронный УПД. Или же сначала
получить подпись покупателя, направить документ в Совкомбанк Факторинг и лишь затем получить финансирование. Здравый смысл
подсказывает нам, что первый вариант гораздо более привлекательный, но мы учли любые возможные сценарии.
Это удобно. Но, кроме того, вы экономите время и деньги на формирование
и отправку в Совкомбанк Факторинг третьего комплекта бумажных документов, причем поскольку документы хранятся на сервере
вашего провайдера ЮЗЭДО, вы еще и исключаете затраты на содержание архива. Еще плюшек? Пожалуйста! Меньше
ошибок в документах, а значит меньше времени на исправление. Вам больше не придется обзванивать отделения
Почты России в поисках пропавшего пакета документов. Но лучше мы вновь предоставим слово тем, кто уже
использует ЮЗЭДО в факторинге.
Елена, менеджер отдела сбыта компании по
производству ПВХ-продукции
Работа по 3х стороннему ЮЗЭДО у нас в компании ведется только с одним контрагентом, поэтому
каких-то ощутимых результатов от внедрения системы пока нет. Но у электронного
документооборота есть очень большое преимущество — это отсутствие бумажных документов.
Больше не нужно отслеживать и контролировать правильность оформления документов и их
возвраты.
Ощутимых сложностей при переходе на ЭДО у нас не было, все получилось довольно быстро: были
какие-то мелкие недоработки, что-то не получалось автоматизировать, но слаженная работа
нашего специалиста и сотрудников Совкомбанк Факторинг позволяла оперативно и точечно решать все вопросы.
В целом, ЭДО, конечно, упрощает работу, экономит время, ускоряет результат, но
полноценно нам это сложно понять, т.к. пока мы работаем всего с одним нашим покупателем в
такой системе.
Денис, коммерческий директор предприятия,
специализирующегося на производстве круп, муки и кормов
Переход на юридически значимый электронный документооборот позволил упростить обмен и
хранение документов. Еще мы сократили расходы на почтовые пересылки. Все необходимые
изменения мы и наши клиенты оперативно вносим в системе в режиме онлайн. Это позволяет
снять риск приостановки финансирования из-за проволочек с предоставлением документов.
Тамара, финансовый аналитик компании-производителя
крепежных изделий
К переходу на ЭДО нас «сподвиг» наш покупатель Леруа Мерлен. Поскольку этот переход был
обязательным для всех поставщиков, то мы начали вникать во все детали такой работы. Все
удобно, оперативно, нет бумажной волокиты и длительных ожиданий оригиналов документов от
покупателя. Зачастую отсутствие оригиналов было причиной приостановки финансирования, но
повлиять на процесс их получения мы не могли — все зависело от сознательности контрагента:
отправит он нам их почтой России или нет. Доля региональных магазинов большая, доля
недополученных оригиналов — тоже. С появлением ЭДО эта проблема ушла.
Не знаю, как другие контрагенты работают с Леруа Мерлен, через какие программы, но в нашей
схеме все просто, удобно и быстро: минимум времени на подготовку архивов с документами,
быстрая загрузка в Совкомбанк Факторинг, финансирование.
И еще один важный момент, который нужно держать в уме, когда речь идет о трехстороннем документообороте (не
только факторинговом — любом). После того, как вы подписали УПД своей КЭП, а дебитор — своей, вам нужно
передать этот документ факторинговой компании, чтобы она выплатила финансирование. У провайдеров ЭДО есть
для этого решения — ручная пересылка, когда вы каждый документ направляете Фактору, или автоматическая,
когда пересылка осуществляется без вашего участия. Но операторы взимают дополнительную плату за такие опции.
Это значит, что поставщик несет дополнительные расходы и может даже отказаться от идеи трехстороннего
документооборота вообще, посчитав его неэффективным. Мы любим наших клиентов, ценим их время, комфорт и
конечно же деньги, да и, что уж греха таить, хотим, чтобы все перешли на юридически значимый документооборот
при факторинговых операциях. Поэтому в Совкомбанк Факторинг придумали как сделать так, чтобы Поставщик смог передавать нам
подписанные УПД и не нести дополнительных расходов. Достаточно выгрузить подписанные УПД в чудо-систему
е-Факторинг и вуаля! Ваши документы уже у нас и абсолютно бесплатно.
Чтобы лучше запомнить и понять процесс 3х стороннего юридически значимого документооборота, мы создали для
вас небольшую карту. Надеемся, теперь ориентироваться в джунглях ЭДО стало гораздо проще, ну а если остались
вопросы — всегда можно уточнить в комментариях!
У Вас остались вопросы или решили воспользоваться нашими услугами?
Позвоните нам по телефону 8-800-200-18-08, либо отправьте заявку:
Назад