вернуться

Юридически значимый документооборот в факторинге

Около 1 000 000 поставок проходит через НФК каждый год. 7 листов (в среднем) содержит один комплект документов по поставке, а таких комплектов три. 2,5 кг — вес одной пачки бумаги. 17 деревьев необходимо для производства одной тонны бумаги. Около 30 000 деревьев мы можем спасать ежегодно, перейдя на ЮЗЭДО...

В факторинге без бумаги никак. Но счастье, что теперь эту бумагу можно перевести в электронный вид. Сегодня мы расскажем об электронном документообороте в факторинге и начнём с того, что он бывает двух типов.

Исходящий (или двухсторонний), когда Фактор направляет своим контрагентам счета на оплату комиссии и закрывающие документы: УПД с функцией счета-фактуры и акта выполненных работ.

Получая документы от НФК через систему ЭДО, мы тратим меньше времени на поиск нужных документов и на ввод документов в 1С. Сокраща­ется число ошибок при вводе, и не нужно хранить бумажный архив. Особенно удобно, что теперь все доку­менты мы получаем в срок, исправле­ния и корректировки делаются быст­ро, и не нужно дергать постоянно на­шего менеджера и службу доставки. Теперь никакая ошибка не может сорвать срок сдачи бухгалтерской отчетности.

Для перехода на ЭДО с НФК от нас, по сути, ничего не потребовалось: под­ключили нас специалисты дистанци­онно за несколько секунд, даже не пришлось привлекать сотрудников ИТ-службы. Теперь стало гораздо про­ще отслеживать поступление доку­ментов, а также контролировать их комплектность и корректность: все документы хранятся в одном месте на защищенном сервере, и в любой момент мы можем восстановить исто­рию операций и даже распечатать нужный документ.

Один из критериев, почему мы выбра­ли НФК — скорость реагирования на наши запросы. С момента внедре­ния двухстороннего ЭДО с НФК замет­но повысилась эффективность и опе­ративность нашего взаимодействия.  Мы получаем все закрывающие доку­менты через ЭДО, и это действительно удобно, т.к. мы бережем свое время и время наших сотрудников, высво­бождая его на другие задачи.

Лилия, главный бухгалтер сети магазинов строительных и отделочных материалов

Юлия, бухгалтер компании-поставщика напольных покрытий

Денис, коммерческий директор предприятия, специализирующегося на производстве круп, муки и кормов

Входящий (или трехсторонний), когда Клиент (Поставщик) направляет Фактору УПД, заверенную подписью и Поставщика, и Дебитора, для получения финансирования.

Здесь возможны два сценария. Можно зарегистрировать поставку в системе е-Факторинг, сразу получить финансирование, добиться подписания документа дебитором и потом предоставить электронный УПД. Или же сначала получить подпись покупателя, направить документ в НФК и лишь затем получить финансирование. Здравый смысл подсказывает нам, что первый вариант гораздо более привлекательный, но мы учли любые возможные сценарии.

Это удобно. Но, кроме того, вы экономите время и деньги на формирование и отправку в НФК третьего комплекта бумажных документов, причем поскольку документы хранятся на сервере вашего провайдера ЮЗЭДО, вы еще и исключаете затраты на содержание архива. Еще плюшек? Пожалуйста! Меньше ошибок в документах, а значит меньше времени на исправление. Вам больше не придется обзванивать отделения Почты России в поисках пропавшего пакета документов. Но лучше мы вновь предоставим слово тем, кто уже использует ЮЗЭДО в факторинге.

Работа по 3х стороннему ЮЗЭДО у нас в компании ведется только с одним контрагентом, поэтому каких-то ощу­тимых результатов от внедрения си­стемы пока нет. Но у электронного до­кументооборота есть очень большое преимущество — это отсутствие бу­мажных документов. Больше не нуж­но отслеживать и контролировать правильность оформления докумен­тов и их возвраты.
Ощутимых сложностей при переходе на ЭДО у нас не было, все получилось довольно быстро: были какие-то мел­кие недоработки, что-то не получалось автоматизировать, но слаженная ра­бота нашего специалиста и сотрудни­ков НФК позволяла оперативно и то­чечно решать все вопросы.
В целом, ЭДО, конечно, упрощает ра­бо­ту, экономит время, ускоряет ре­зу­ль­тат, но полноценно нам это сложно по­нять, т.к. пока мы работаем всего с од­ним нашим покупателем в такой си­стеме.

Переход на юридически значимый электронный документооборот позво­лил упростить обмен и хранение доку­ментов. Еще мы сократили расходы на почтовые пересылки. Все необходи­мые изменения мы и наши клиенты оперативно вносим в системе в режи­ме онлайн. Это позволяет снять риск приостановки финансирования из-за проволочек с предоставлением документов.

К переходу на ЭДО нас «сподвиг» наш покупатель Леруа Мерлен. Поскольку этот переход был обязательным для всех поставщиков, то мы начали вникать во все детали такой работы. Все удобно, оперативно, нет бумажной волокиты и длительных ожиданий оригиналов документов от покупа­те­ля. Зачастую отсутствие оригиналов было причиной приостановки финан­сирования, но повлиять на процесс их получения мы не могли — все зави­село от сознательности контрагента: отправит он нам их почтой России или нет. Доля региональных магази­нов большая, доля недополученных оригиналов — тоже. С появлением ЭДО эта проблема ушла.
Не знаю, как другие контрагенты рабо­тают с Леруа Мерлен, через какие про­граммы, но в нашей схеме все просто, удобно и быстро: минимум времени на подготовку архивов с документами, быстрая загрузка в НФК, финансиро­вание.

Елена, менеджер отдела сбыта компании по производству ПВХ-продукции

Денис, коммерческий директор предприятия, специализирующегося на производстве круп, муки и кормов

Тамара, финансовый аналитик компании-производителя крепежных изделий

И еще один важный момент, который нужно держать в уме, когда речь идет о трехстороннем документообороте (не только факторинговом — любом). После того, как вы подписали УПД своей КЭП, а дебитор — своей, вам нужно передать этот документ факторинговой компании, чтобы она выплатила финансирование. У провайдеров ЭДО есть для этого решения — ручная пересылка, когда вы каждый документ направляете Фактору, или автоматическая, когда пересылка осуществляется без вашего участия. Но операторы взимают дополнительную плату за такие опции. Это значит, что поставщик несет дополнительные расходы и может даже отказаться от идеи трехстороннего документооборота вообще, посчитав его неэффективным. Мы любим наших клиентов, ценим их время, комфорт и конечно же деньги, да и, что уж греха таить, хотим, чтобы все перешли на юридически значимый документооборот при факторинговых операциях. Поэтому в НФК придумали как сделать так, чтобы Поставщик смог передавать нам подписанные УПД и не нести дополнительных расходов. Достаточно выгрузить подписанные УПД в чудо-систему е-Факторинг и вуаля! Ваши документы уже у нас и абсолютно бесплатно.

Чтобы лучше запомнить и понять процесс 3х стороннего юридически значимого документооборота, мы создали для вас небольшую карту. Надеемся, теперь ориентироваться в джунглях ЭДО стало гораздо проще, ну а если остались вопросы — всегда можно уточнить в комментариях!

Необходимо дополнительное программное решение (коннектор) для интеграции учетной системы и системы ЭДО.

УЧЕТНАЯ СИСТЕМА

Необходима дополнительная опция
«Пересылка документов третьему лицу».

СИСТЕМА ЭДО

Для того, чтобы документ автоматически отправлялся в НФК, можно
подключить опцию «Автоматическая пересылка документов третьему лицу».

Документы приняты НФК

Оставить заявку

Защита от автоматического заполнения