Юридически значимый документооборот в торговых операциях

29.08.2017

6 мин

Главный двигатель развития ЮЗЭДО — государство, которым движут цели, связанные с борьбой с уклонением от уплаты налогов, упрощением контрольных процедур и снижение издержек налоговых органов на выявление нарушений. Но мы тоже «двигаем» ЮЗЭДО в факторинге и открываем цикл наших публикаций с вопроса «а зачем вообще торговой компании ЮЗЭДО».

Содержание:

Непрямые выгоды от использования ЮЗЭДО
Что нужно сделать, чтобы перейти на ЮЗЭДО
Как можно отправить электронный документ контрагенту

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — единый механизм работы с документами, представленными в электронном виде, для реализации концепции «безбумажного делопроизводства» с использованием квалифицированной электронной подписи.

Документы, которые можно использовать в электронном виде — УПД, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.

Электронные документы, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными (например, УПД). Формализованные документы создаются по форматам ФНС. Для электронных подлинников законодательно утвержден единый формат — .XML, для отсканированных копий — .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG. Все остальные электронные документы (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует и форма данных электронных документов так же не важна.

Начнем с совсем простого. Размер экономии X5 Retail Group при переходе с бумажных ТОРГ-12 и счета-фактуры на электронный УПД составил 36 рублей — с 42 до 6 рублей за один комплект документов (расходы включают в себя логистику, хранение, заработную плату сотрудников, а также «расходники»). В среднем за неделю крупнейшая розничная сеть обрабатывает 13 500 УПД, т.е. компания сократила ежемесячные затраты почти на 2 миллиона рублей, перейдя на электронный документооборот со своими поставщиками. Предположим, вы в неделю отправляете гораздо меньше документов, например, около 100 штук. Но и это 15 000 рублей ежемесячной прямой экономии. Или почти 180 000 рублей в год. Неплохой способ повысить свою эффективность для малого и среднего бизнеса, существующего сейчас в условиях снижения маржинальности.

Что включает УПД

Универсальный передаточный документ — ключевой элемент в торговых операциях, определяющий юридическую значимость оборота товаров. УПД включает в себя детальная информация о перемещаемых товарах, сторонах сделки и особенностях финансовых взаимодействий.

Непрямые выгоды от использования ЮЗЭДО

Сокращение времени простоя транспорта — теперь времени на обработку документации в процессе приемки товара нужно существенно меньше за счет автоматизации процесса создания буфера приемки.

Сокращение количества спорных ситуаций при приемке — автоматическое заполнение номера УПД позволяет снизить вероятность ошибки ввода данных в информационные системы при проведении приемки, а также исключить пересортицы при вводе позиции.

Сокращение затрат на формирование документов за счет объединения двух документов в один.

Повышение скорости ответа на запросы и требования контролирующих органов — в электронном архиве найти тот или иной документ гораздо проще и быстрее, чем в бумажном.

Что нужно сделать, чтобы перейти на ЮЗЭДО

Уточнить у своих контрагентов, кто из них использует/готов использовать ЮЗЭДО для обмена документами.
Подписать дополнительное соглашение к договору поставки/оказания услуг об использования электронного УПД с функцией «СЧФ ДОП», указав на то, какое информационное поле в электронном УПД будет использоваться для идентификации поставки.
Заключить договор с оператором ЭДО и получить КЭП (квалифицированную электронную подпись) в удостоверяющем центре.

Электронный УПД — это многофункциональный документ, который позволяет существенно сократить объем документооборота. В зависимости от потребностей, бизнес-процессов и документооборота каждая компания сама выбирает в какой форме ей использовать УПД.

Счет-фактура СЧФ

(используется вместо счета-фактуры в целях расчета НДС)

Универсальный передаточный документ (УПД) СЧФ ДОП

(используется вместо пакета «счет-фактура + первичный докмент»)

Акт ДОП

(используется вместо первичных документов — товарной накладной или акта выполенных работ/оказанных услуг)

Как можно отправить электронный документ контрагенту

WEB — доступ через сайт провайдера ЮЗЭДО. Заходите в личный кабинет по логину и паролю, создаете документ, подписываете его КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Интеграция ЮЗЭДО с учетной системой. Отправка и получение документов происходит непосредственно из/в учетную систему, например, 1С или SAP. Для интеграции используются специальные коннекторы, как правило, платные, но цена на них редко превышает 12 000 — 15 000 рублей в год. Зато удобно — не нужно в ручном режиме создавать документы.

Информационное поле факта хозяйственной жизни — один из элементов УПД, содержащих сведения об участниках факта хозяйственной жизни, основаниях и обстоятельствах его проведения. Более подробно о формате УПД, обязательных и необязательных полях к заполнению мы расскажем отдельно.

Уступочная надпись необходима для информирования Дебитора об уступке денежного требования Фактору: «Во исполнение договоров (соглашений и/или контрактов), заключенных между нашими компаниями, просим Вас по всем нашим поставкам, произведенным с [дата], осуществлять платежи на [наименование и реквизиты обслуживающего Фактора]». Формирование уступочной надписи по форме Совкомбанк Факторинг обязательно за исключением случаев, когда иное предусмотрено договором факторинга.

Не будем вводить в заблуждение и пытаться убедить читателя в том, что проблем ноль. Во-первых, немножко покритикуем операторов ЮЗЭДО и на основании собственного опыта смело заявим об их недостаточной функциональности. Например, может отсутствовать интеграционное решение или какой-нибудь элемент интерфейса, что требует доработки на стороне сервиса. Внести изменения в «ИнфПолФХЖ1\ТекстИнф» электронной УПД нам стоило долгих переговоров с одним из операторов, но теперь любой поставщик, использующий факторинг со своими дебиторами, может вставлять уступочную надпись и информацию о сроке отсрочки по контракту в случае, когда контракт устанавливает несколько критериев отсрочки. Во-вторых, между операторами ЮЗЭДО существует роуминг, который настраивается на так быстро, как того бы хотелось. Наконец, законодательство. Есть еще некоторое количество пробелов и противоречий в различных нормативных вопросах. Например, хранение документов в электронном виде, предоставление их в судебные инстанции и органы власти. Однако, на практике потихоньку решается многое.

У нас, факторинговых компаний, тоже есть свой интерес, чтобы как можно больше поставщиков и дебиторов использовали ЮЗЭДО. И этот интерес, в первую очередь, также лежит в экономической плоскости. Например, через Совкомбанк Факторинг ежемесячно проходит почти 100 000 поставок, и по некоторой части этих поставок мы запрашиваем у контрагентов оригиналы отгрузочных документов. Потом мы сверяем их с данными, зарегистрированными клиентами в нашей системе е-Факторинг, и отправляем на хранение в архив. Откажись мы здесь и сейчас от бумажных накладных в пользу электронного УПД, мы бы высвободили порядка 36 рабочих часов ежемесячно и экономили бы более 250 000 рублей в 1-й год частичного отказа от архива (и больше полумиллиона, когда полностью откажемся от архива). Для клиентов ЮЗЭДО в факторинге — это, в первую очередь, минимизация риск отказа Фактора выплатить финансирование из-за некорректно заполненных или заверенных неуполномоченным на то лицом документами. И еще некоторое количество плюсов, но о них мы расскажем в нашей следующей статье.